Client
Tokyo Motors
Servicii
Business Analysis, Optimizare fluxuri, Implementare sistem digital
An implementare
2020
Tokyo Motors este principalul dealer din județul Neamț pentru autovehiculele marca Toyota. Ei au pornit afacerea în 2019 și au sediul în incinta Shopping City Piatra-Neamț. Desi este o afacere tânără, viziunea lor despre modul cum trebuie să opereze intern i-a adus rapid către colaborarea cu noi pentru digitalizarea proceselor.
Tehnoredactarea actelor devenea o problema majoră
Consultanții de vânzări au responsabilitatea de a strânge documentele necesare de la clienți, de a contacta terți (firme de leasing, remat, etc.), de a elibera facturi și de a monitoriza livrarea mașinilor.
În funcție de modul de cumpărare preferat de client (direct, leasing sau remat), aceștia aveau nevoie de contracte diferite. Verificarea actelor, completarea datelor clientului, verificarea acestora, completarea anexelor cu datele mașinii sunt activități ce consumau timp prețios, până la două ore.
În procesul de întocmire a actelor intră și eliberarea proformelor și a facturilor. Completarea și calcularea sumelor de pe facturi era anevoioasă, desi aceștia țineau o bază de date comună pentru a tine evidenta numerelor. Pe lângă cele două ore deja consumate pe contracte și anexe, se mai pierdeau 30-60 minute pentru documentele financiare.
Pregătiri pentru digitalizarea proceselor finale
Pentru a putea fi digitalizat, a trebuit, ca la orice alt proces, să identificam nucleul, punctul de start al acestuia. Astfel, am început cu ofertarea, procesul în care sunt luate datele clientului și este trecut prin ofertele dealer-ului. Că să putem ajuta acest proces a trebuit să construim baze de date pentru autovehiculele vândute (cu specificații și preturi) și pachetele promoționale ce determina prețurile finale ale acestora. Astfel, direct din sistem, se poate face orice combinație de model, motorizare, nivel de echipare, culoare, tapițerie și oferte comerciale pentru a obține un preț final în câteva secunde.
Procesarea comenzilor doar din câteva click-uri
În momentul în care clienții sunt hotărați asupra modelului dorit acestuia i se face un dosar virtual. Acest dosar conține contractul, anexele, facturile cât și informații cu privire la comanda mașinii dorita de client. Astfel în doar câteva click-uri consultanții au la dispoziția lor contractele precompletate, gata de semnat. Practic dosarul unui client se muta complet în online, astfel punând la dispoziția consultanților orice informație sau document în doar câteva minute.
Integrat complet cu sistemul de facturare SmartBill
SmartBill este unul dintre cele mai bune și complete soft-uri de facturare și gestiune. Acesta devine principala noastră opțiune când se aduce în discuție generarea de facturi. Noi consideram că este inutil să reinventam roata, de aceea sugeram integrarea sistemelor noastre cu alti terti specializați când avem ocazia. Cu ajutorul acestei integrări, consultanții pot elibera proforme și facturi fară să părăsească sistemul. Sunt trimise comenzi către SmartBill cu datele clienților, detaliile mașinii și sumele specificate, iar acesta se ocupa de eliberarea documentelor.
Proiectul realizat pentru Tokyo Motors este și el rezultatul unei alinieri perfecte client-furnizor. Reducerea timpului în eliberarea documentelor, standardizarea documentelor, eliminarea erorilor umane sunt doar câteva beneficii aduse prin digitalizarea procesului de vânzare. În plan secundar, toate aceste informații sunt la dispoziția managerilor pentru a putea oferi cea mai buna experiență pentru clienții lor. Din momentul primelor discuții, știam că acest sistem este doar începutul. Tot ce vă putem spune pe moment este că noi deja lucram la pasul doi.